Este manual foi desenvolvido com a finalidade de orientar a utilização do Banco de Dados do Projeto Febem (Recuperação de Fontes Seriais para a Historiografia da Criança Institucionalizada no Estado de São Paulo), financiado pela Fapesp, desenvolvido pela Faculdade de Educação da Universidade de São Paulo em parceria com a Fundação Estadual do Bem-Estar do Menor (FEBEM).

O projeto pretende estudar o arquivo de prontuários da Febem que sejam necessários e úteis à historiografia da criança institucionalizada no Estado de São Paulo.

Desde 1990 a Febem não mais responde pela custódia de crianças órfãs e abandonadas, mas mantém a guarda de aproximadamente 300.000 prontuários de crianças judicialmente declaradas órfãs e abandonadas e que viveram até a maioridade sob a custódia do Governo Estado de São Paulo desde 1939. Constituída de fichários, livros de matrículas e prontuários de internação, esta documentação contempla a Roda dos Expostos (séc. XVIII e XIX), existente no Estado até 1951, o Serviço de Assistência ao Menor (1940-1964) e a Febem (1964-1990), constituindo-se na principal fonte serial para pesquisas sobre a criança paulista nos séculos XIX e XX, especialmente quanto aos métodos educacionais empregados.

Com objetivo de proporcionar os estudos desse arquivo, a equipe do projeto desenvolveu um Banco de Dados que será alimentado com os dados obtidos a partir da análise e estudo dos prontuários. Sendo para isso necessário que todos os integrantes da equipe de trabalho tenham suas atividades bem definidas e instruídas.

O presente manual pretende responder às possíveis dúvidas dessa equipe, bem como explicitar cada um dos campos a serem preenchidos nas Fichas Remissivas.

Como cada categoria prevista para a realização do trabalho possui suas especificidades, mas essas especificidades estão intrinsecamente ligadas umas às outras, optou-se por um volume único de manual, porém dividido em Capítulos de acordo com as categorias de trabalho.

Capítulo 1 – Orientações Gerais

Capítulo 2 – Orientações ao Transcritor

Capítulo 3 – Orientações ao Digitador

Capítulo 4 – Orientações ao Supervisor

Capítulo 5 – Orientações ao Pesquisador

Vale ressaltar que cada um dos capítulos necessita da leitura dos seus antecessores para um melhor aproveitamento das informações trazidas nessa publicação.

Capítulo 1 – Orientações Gerais

O sistema de banco de dados do Projeto Febem é de propriedade da Fundação Estadual do Bem-Estar do Menor e administrado pela Faculdade de Educação da Universidade de São Paulo, com supervisão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP).

O acesso à sua base de dados é restrito à pesquisadores previamente credenciados pela Faculdade de Educação ou pelo SAESP, dada a característica de serem as informações protegidas por segredo de Justiça, conforme disposição do Artigo 247 do Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei Federal 8.069, de 13 de junho de 1990).

O Banco de Dados possui um acervo de relatórios quantitativos e qualitativos previamente elaborado pela Faculdade de Educação da Universidade de São Paulo, disponível on-line, que pode ser livremente acessado, com obrigatoriedade de citação das fontes.

Necessidades demandadas por pesquisadores que requeiram acesso à base de dados para tabulação de dados e informações não disponíveis nos relatórios pré-elaborados, serão atendidas mediante prévio credenciamento do pesquisador junto à Faculdade de Educação da universidade de São Paulo.

Necessidades demandadas por pesquisadores que requeiram acesso aos prontuários originais para tabulação de dados e informações não disponíveis nos relatórios pré-elaborados nem na base de dados serão atendidas mediante prévio credenciamento do pesquisador junto ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

Esquema de Trabalho do Projeto – Alimentação do Banco de Dados

Glossário do Manual

Transcritor – Responsável pelas tarefas de leitura, análise e transcrição dos dados e das informações do prontuário para a Ficha Remissiva. Orientando-se por codificação e tabelas previamente definidas, cabe ao transcritor procurar os dados e as informações contidas em cada prontuário e transcrevê-las na Ficha Remissiva para posterior revisão do Supervisor e inserção no Banco de Dados.

Digitador – É o responsável pela digitação dos dados e das informações contidas nas Fichas Remissivas com vistas à sua inserção no Banco de Dados.

Supervisor – É o responsável pelas tarefas de leitura, conferência e validação dos dados e das informações transcritas em cada Ficha Remissiva. O Supervisor deve vistar cada Ficha Remissiva como requisito obrigatório para autorizar sua inserção no Banco de Dados.

Pesquisador – Refere-se a pessoas interessadas no acesso aos dados e informações contidas no Banco de Dados. Deverá ser previamente cadastrado pelo Administrador, utilizando-se de login e senha para acesso. Aos pesquisadores não será possível alterar os dados e informações constantes do Banco de Dados, sendo-lhe possível, porém, a compilação e tabualação de dados que atendam suas necessidades de pesquisa.

Administrador Setorial - É o responsável pela administração do Banco de Dados em locais externos à Faculdade de Educação da Universidade de São Paulo, competindo-lhe a supervisão das pessoas previamente credenciadas para acesso ao sistema. O Adminsitrador Setorial não poderá efetivar cadastros de outras pessoas nem de pesquisadores, mas apenas supervisionar suas atividades.

Administrador – É o responsável geral pela concepção, alimentação e manutenção do Banco de Dados, cabendo a ele autorizar o cadastramento dos administradores setoriais e dos supervisores, bem como autorizar eventuais ajustes e correções quanto à sua estrutura e funcionalidade .

Atributo – Se refere às opções de preenchimento das variáveis. Alguns dos atributos deverão ser preenchidos por extenso e em letras maiúsculas. Os atributos relativos aos campos codificados deverão ser preenchidos com códigos numéricos, de acordo com tabelas previamente definidas.

Banco de Dados (BD) – Bancos de dados (ou bases de dados) são arquivos ou sistemas com uma estrutura regular que organizam informações. Essas estruturas podem ter a forma de uma tabela (cada tabela é composta por linhas e colunas). As informações utilizadas para um mesmo fim são
agrupadas em uma base de dados.

O Banco de Dados do Projeto Febem deve armazenar registros de aproximadamente 300.000 prontuários que estão sendo constantemente ameaçados de deterioração e destruição. Para tanto, deverá ser capaz de cruzar diversas variáveis, para análise quantitativa e estatística e contemplar também a análise qualitativa por parte de pesquisadores, ou seja, possui campos com um resumo dos prontuários, garantindo que as informações não sejam perdidas.

Campo Codificado – Alguns campos da Ficha Remissiva, e por conseqüência, do Banco de Dados estão escritos em códigos numéricos de acordo com tabelas em anexo. Trata-se de campos que possuem alternativas de respostas padronizadas. Caso o prontuário a ser transcrito exija a inclusão de mais atributos em quaisquer das variáveis codificadas, o Transcritor deverá consultar o Supervisor, que por sua vez, consultará o Administrador.

Ficha Remissiva – Ficha impressa para a qual serão transcritos os dados e as informações dos prontuários. Esta Ficha, depois de revisada e vistada pelo Supervisor, será entregue ao Digitador para inclusão no Banco de Dados. (Anexo 1 e 2).

Interface – Tela apresentada no monitor do computador.

ABA– Se refere às subdivisões da Ficha Remissiva, também visíveis na interface dos digitadores e dos supervisores e pesquisadores. O Banco de Dados apresenta duas ABAS para o Digitador (frente e verso) e quatro ABAS para o Supervisor e Pesquisador (Qualificação civil, Histórico de Internação, Histórico Sócio Familiar e Relatórios).

Variável – Campo a ser preenchido na Ficha Remissiva e posteriormente no Banco de Dados. As variáveis se referem à dados e informações que serão armazenados no Banco de Dados para posteriores pesquisas e estudos.

Sobre o Sistema do Banco de Dados

Descrição Sumária do Sistema

Acreditando no desenvolvimento tecnológico, recursos técnicos e humanos existentes no País, o projeto de pesquisa pretende elaborar um Banco de Dados (BD) com informações produzidas no âmbito da Assistência Social, da Saúde, da Educação, da Segurança Pública e da Justiça (com tratamento metodológico único, compreendendo a sua produção, organização, fluxo, sistematização e difusão) para a democratização do acesso às informações inerentes à constituição histórica e social.

Tendo em vista o objetivo do Projeto Febem, meu objetivo é implementar um Banco de Dados que atenda as seguintes necessidades:

A interface do BD deve ser simples e prática (para uma alta produção na digitalização)
O BD deve propiciar o armazenamento de fotos
Estudos quantitavos e emissão de relatórios estatísticos para pesquisa
Elaboração de gráficos a partir dos dados levantados
Exportação dos dados para outros programas, como por exemplo: Excel e Word...
Devem existir as seguintes categorias de usuários: administrador, supervisor, bolsista (transcritor), digitador, estatístico e pesquisador
Para cada uma destas categorias tem uma interface gráfica
O administrador será o único que poderá credenciar novos supervisores
O supervisor poderá credenciar novos bolsistas (transcritores), digitadores, estatísticos e pesquisadores.
Todos terão uma senha de identificação para utilizar o BD

Para Entrar no Sistema

Todo usuário do Sistema deverá ser anteriormente cadastrado pelo administrador e receber uma identificação (login) e senha, que deverão ser informados sempre que o usuário for entrar no Sistema.

Login – Identificação de usuário do sistema. Será fornecido a cada usuário pelo seu Administrador. O login será o mesmo durante todo o período de digitação das Fichas Remissivas ou pesquisa ao Banco de Dados. Cabem aos digitadores, pesquisadores, supervisores e transcritores saberem qual a sua identificação (login) para informá-la.

Senha – Juntamente com o login, será fornecida ao usuário uma senha. Esta deverá ser informada para acesso às telas do Banco de Dados, sejam elas de digitação ou consulta. Cabe a cada usuário memorizar e manter segura sua senha de acesso para informá-la sempre que solicitada pelo sistema. A senha é pessoal e intransferível.

Após informar o login e senha na tela inicial do sistema, clicar na opção “CONFIRMA”.

Para Sair do Sistema

Para sair em segurança do Sistema, seguir os seguintes passos:

Caso seja digitador, salvar o trabalho realizado utilizando a Barra de Comandos no Rodapé da tela.
Clicar em “Cadastrar Novo” na Barra de Menu, no canto superior esquerdo da tela;
Escolher a opção “Sair do Sistema”;
Confirmar desejo de Sair do Sistema.

Interfaces do Banco de Dados

Interface do Digitador – Tela de entrada de dados utilizada para a digitação das Fichas Remissivas. Possui campos codificados com números, obedecendo às convenções adotadas no item “Instruções para o preenchimento da Ficha Remissiva”.

A tela de entrada para o trabalho do digitador está dividida em duas ABAS:

I - Frente – A tela “FRENTE” refere-se à frente da Ficha Remissiva onde se informam os Dados Civis da Criança, os dados Técnicos do Registro do Prontuário no Sistema e Histórico de Internação.

II - Verso – A tela “VERSO” refere-se ao verso da Ficha Remissiva onde se informam o Histórico Sócio-Familiar e os Relatórios da Criança no Prontuário.

Interface do Supervisor - Tela de visualização dos supervisores devidamente cadastrados como usuários do sistema. Os campos codificados aparecem sem os códigos e sim com os seus respectivos significados, não se fazendo necessária uma nova consulta às tabelas de Códigos. O supervisor pode alterar, de acordo com suas conferências às fichas e prontuários, os dados digitados.

O digitador poderá visualizar esta tela sempre que achar necessário, basta clicar em “Outra Interface” na Barra de Menu no topo da página.

A Tela do Supervisor está dividida em quatro ABAS:

I – Qualificação Civil (Anexo 5)

II – Histórico de Internação (Anexo 6)

III – Histórico Sócio-familiar (Anexo 7)

IV – Relatórios (Anexo 8)

Interface do Pesquisador – Tela de visualização dos pesquisadores autorizados e devidamente cadastrados como usuários do sistema. Os campos que são codificados aparecem sem os códigos e sim com os seus respectivos significados, não se fazendo necessária uma nova consulta às tabelas de Códigos. Não é possível alterar nenhum dado digitado através dessa tela.

A Tela do Pesquisador poderá ser vista também pelos transcritores devidamente cadastrados no sistema e está dividida em quatro ABAS:

I – Qualificação Civil (Anexo 9)

II – Histórico de Internação (Anexo 10)

III – Histórico Sócio-familiar (Anexo 11)

IV – Relatórios (Anexo 12)

Critérios de acessibilidade

Só têm acesso às telas de Dados do Banco, os usuários devidamente cadastrados com login e senha. Cada categoria de usuário, de acordo com sua função, terá acesso a determinados tipos de interfaces.

Transcritor – Acessa a Interface do Pesquisador (somente para consulta de dados e pesquisa)

Digitador – Acessa a Interface do Digitador e a Interface do Supervisor (digitação e conferência de dados digitados)

Supervisor – Acessa todas as Interfaces e tem permissão para Cadastrar Novos Transcritores, Digitadores, Pesquisadores como usuários do sistema.

Pesquisador – Acessa somente a Interface do Pesquisador, podendo além de consultar os dados dos prontuários, emitir relatórios de acordo com os dados de seus interesses.

Administrador – Acessa todas as Interfaces e tem permissão para cadastrar novos usuários de qualquer uma das categorias.

Capítulo 2 – Orientações ao Transcritor

Recomendações ao Transcritor

· Todo prontuário deve ser lido minuciosamente e, quando houver dúvidas no preenchimento de sua Ficha Remissiva, esclarecê-las imediatamente com o Supervisor;

· Ao transcritor, cabe a transcrição exata dos dados dos prontuários lidos e ao digitador, digitar exatamente o que consta na Ficha Remissiva. Em caso de dúvidas, consultar o supervisor.

· Não conte com sua memória, pois atividades repetitivas podem confundi-la. Consulte sempre a tabela de dados para os campos codificados;

Instruções quanto ao preenchimento da Ficha Remissiva

Preencha a ficha da mesma forma com que ela deve ser digitada no Banco de Dados, seguindo as convenções estabelecidas para os transcritores e para os digitadores: (Ficha em Anexos 1 e 2)

1. Acentos – Acentos gráficos são aceitos. Utilize-os sempre que necessário obedecendo às devidas regras da Gramática da Língua Portuguesa.

2. Abreviaturas – Evite o uso de abreviaturas e quando se fizerem necessárias, siga as regras da Gramática da Língua Portuguesa. O Campo UF (Unidade Federativa) só aceita a forma abreviada, preencha sempre com letras maiúsculas.

3. Datas – Toda e qualquer indicação de datas deve ser preenchida da seguinte forma: xx/xx/xxxx. Note que a representação do ano deve ter 4 dígitos, a fim de diminuir erros e evitar problemas. Com o mesmo objetivo, os campos de dia e mês sempre devem ter 2 dígitos, preencha com 0 à esquerda em casos de números de 1 a 9.

4. Tipo de Letra – Preencha a Ficha Remissiva sempre com letra legível e de fôrma, preferencialmente maiúsculas (Letra Bastão) a fim de se evitar problemas na digitação.

5. Todo e qualquer quadro com este formato deve ser preenchido por extenso ou números, indicando quantidade.

6. Os quadrados pontilhados indicam os campos codificados. Consulte as tabelas (em anexo) e preencha apenas com o número correspondente à opção que se refere informação do prontuário.

7. Os quadrados pequenos deverão ser assinalados com um X quando a informação escrita estiver contida no prontuário.

Descrição Conceitual de Variáveis e Atributos

Dados Civis

Dados que constam nos prontuários referentes à criança. Preencher de acordo com as informações constantes em Folha de Abertura, Guia de Internação e Seção de Identificação (folhas iniciais do prontuário), porém faz-se necessária a leitura de todo o prontuário no preenchimento destes campos, uma vez que, muitos dados só aparecem ao longo do processo.

a) Nº do prontuário – Número do prontuário nos arquivos da Instituição. Número que aparece na Folha de Rosto dos Prontuários.

b) R.G. – Registro Geral. – Número do documento de identificação da Criança. Caso esta informação não conste no prontuário, deixar o campo em branco.

c) Nº do sistema - NÃO PREENCHA ESTE CAMPO! Número de registro do prontuário no sistema do Banco de Dados. Será preenchido automaticamente pelo sistema assim que for digitado.

d) Nome – Nome da Criança. - Aquele que consta na Seção de Identificação. Em alguns casos, o prontuário não apresenta “nome” e sim nº. Nesses casos, escrever/digitar exatamente como está grafado nas páginas iniciais do prontuário. Se, posteriormente, foi atribuído nome à criança, este deverá ser acrescentado em continuação ao número, separado por barra (/). Preencher somente com letras maiúsculas.

e) Data de Nascimento – Data que consta na ficha intitulada Seção de Identificação. Quando a ficha da Seção de Identificação não apresentar data de nascimento, procurá-la no restante do prontuário. Em casos excepcionais pode aparecer mais de uma data de nascimento. Nesses casos, usar como referência a que aparece em Certidão de Nascimento e registrar as demais no relatório. Escrever sempre no formato xx / xx / xxxx.

f) Cor – Cor da Criança informada nas páginas iniciais do prontuário. - Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela A (em anexo). Em alguns prontuários, atribuiu-se cor diferente em documentos distintos. Nesses casos, consultar o Supervisor e verificar a fotografia, se existente.

1. Branca

2. Parda

3. Preta

4. Amarela

5. Vermelha

6. Não Consta – Não há, no prontuário, nenhuma indicação sobre a Cor da criança.

g) Sexo – Sexo da Criança. - Campo codificado de 1 a 2 de acordo com a Tabela B (em anexo). (1. masculino; 2. feminino).

h) País – País de Nascimento da Criança informado na Seção de Identificação. Transcrever exatamente a informação do prontuário. Preencher somente com letras maiúsculas.

i) UF – Unidade Federativa - Sigla do Estado de Nascimento da Criança informado na Seção de Identificação. Transcrever exatamente a informação do prontuário. Sempre em Siglas (xx), nunca por extenso, utilizando somente letras maiúsculas. Em caso de estrangeiros, deixar esse campo em branco.

j) Cidade – Cidade de Nascimento da Criança informada na Seção de Identificação. Transcrever exatamente a informação do prontuário. Preencher somente com letras maiúsculas.

k) Pai – Nome do Pai da Criança – Escrever/digitar exatamente como consta a informação. Em alguns casos, o prontuário não apresenta nome e sim “paradeiro ignorado”, “desconhecido”, etc. Nesses casos, escrever/digitar exatamente como está grafado nas páginas iniciais do prontuário. Se, posteriormente, foi atribuído nome ao pai da criança, este deverá ser acrescentado em continuação à informação anterior, separado por barra (/).Preencher somente com letras maiúsculas

l) Mãe – Nome da Mãe da Criança - Escrever/digitar exatamente como consta a informação. Em alguns casos, o prontuário não apresenta nome e sim “paradeiro ignorado”, “desconhecida”, etc. Nestes casos escrever/digitar exatamente como está grafado nas páginas iniciais do prontuário. Se, posteriormente, foi atribuído nome à mãe da criança, este deverá ser acrescentado em continuação à informação anterior, separado por barra (/). Preencher somente com letras maiúsculas.

m) Responsável – Nome da pessoa que substitui o pai ou a mãe nos cuidados da criança. Mesmo havendo indicação de responsável é necessário informar os nomes do pai e da mãe, de acordo com as informações do prontuário. Preencher somente com letras maiúsculas. Caso este campo seja preenchido, significa que o responsável pela criança é um terceiro (não o pai ou a mãe) e portanto, faz-se necessária a identificação dos dados dessa pessoa, no seu devido quadro.

n) Tipo de Relação do Responsável com a Criança / Adolescente – Grau de parentesco ou envolvimento da criança com o responsável. Faz-se necessário o preenchimento deste dado apenas nos casos em que o responsável pela criança for um terceiro (não o pai ou a mãe). - Campo codificado de 1 a 8 de acordo com a TABELA C (em anexo). – É necessário verificar os registros nos prontuários e procurar o código na tabela.

1. Avós – Quando o responsável pela criança for pai/mãe de seus pais, portanto avós dela.

2. Tio – Quando o responsável pela criança for irmão/irmã do pai ou da mãe, portanto tio e/ou tia dela.

3. Cunhado – Quando o responsável pela criança for cônjuge de um de seus irmãos, portanto seu(sua) cunhado(a).

4. Padrinho / madrinha – Quando o responsável pela criança for padrinho/madrinha de bastismo na igreja (católica) e/ou de consideração.

5. Vizinho – Quando o responsável pela criança não possui parentesco com a criança, mas mora próximo de sua família.

6. Padrasto/madrasta – Quando o responsável pela criança for cônjuge de seu pai ou da sua mãe.

7. Irmão – Quando o responsável pela criança for um de seus irmãos.

8. Patrão / patroa do(s) genitor(es) – Quando o responsável pela criança for o empregador de seu pai ou de sua mãe.

o) Registro de Nascimento – Condição do Registro de Nascimento da Criança. – Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela D (em anexo). – É necessário verificar os dados do registro no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Em nome do Pai e da Mãe – O registro consta/identifica o nome do pai e da mãe da criança

2. Em nome do pai – O registro consta/identifica somente o nome do pai.

3. Em nome da mãe – O registro consta/identifica somente o nome da mãe.

4. Por ordem judicial – O registro foi solicitado por ordem judicial. A criança não possuía registro antes da internação.

5. Não consta – Não há, no prontuário, nenhum documento de registro de nascimento da criança, nem informações sobre o mesmo.

6. Não foi registrado – Documentos do prontuário informam que a criança, por motivos diversos, não foi registrada.

p) Nº do processo – Número do processo judicial, composto por três elementos: 1) nº que pode ser de 1 a 5 dígitos; 2) ano, com dois dígitos; 3) identificação do cartório do Juizado de Menores onde foi aberto o processo. Para esta informação, há apenas duas alternativas: 1º ou 2º Ofícios. (xxxxx / xx / xº ofício).

Dados Técnicos

Dados da Equipe técnica de trabalho do Projeto. Os responsáveis pelo preenchimento e cadastro de cada um dos prontuários.

a) Data – Data de digitação do prontuário no sistema. Preencher sempre no formato xx/xx/xxxx.

b) Nome do Arquivo da Foto – Arquivo de Foto que deverá ser inserido em cada prontuário. As fotos serão anteriormente digitalizadas pelo transcritor que nomeará um arquivo para cada prontuário. Ao digitador, caberá apenas inserir o arquivo no sistema.

c) Digitador(a) – NÃO PREENCHA ESTE CAMPO! Este dado será preenchido pela pessoa responsável pela digitação do prontuário no sistema, somente com letras maiúsculas.

d) Transcritor(a) – Designação para a pessoa responsável pela transcrição dos dados do prontuário na ficha remissiva. Preencher somente com letras maiúsculas.

e) Supervisor (a) - NÃO PREENCHA ESTE CAMPO! Este dado será preenchido pela pessoa responsável pela conferência e validação dos dados preenchidos na Ficha Remissiva, somente com letras maiúsculas.

Histórico de Internação

Dados sobre a história da criança na Instituição (ocorrências, datas, motivos, etc). Faz-se necessária a leitura de todo o prontuário para o preenchimento destes dados.

a) Data da 1ª Internação – Data da primeira entrada da criança na Instituição. Em alguns casos a data será a mesma da data da Sentença de Abandono. – Informação constante na Seção de Identificação e na Guia de Internação (páginas iniciais do prontuário). Escrever sempre no formato xx / xx / xxxx.

b) Motivo da Internação – Motivo pelo qual a criança foi internada. - Campo codificado de 1 a 7 de acordo com a Tabela E (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Abandono do lar por parte dos pais – A criança foi abandonada no seu próprio lar.

2. Abandono em local público – A criança foi abandonada em local público.

3. Cumprimento de pena por parte dos pais – Pais detidos em cumprimento de pena e por isso sem condições de cuidar dos filhos.

4. Deixado sob cuidados de terceiros que não puderam cuidar – Crianças cuidadas por um terceiro (que não pais) que não tinha condições de cuidar.

5. Falecimento da mãe / pai – Devido ao falecimento do pai e/ou mãe a criança ficou sem os cuidados de um responsável.

6. Falta de moradia / trabalho / alimentação por parte dos pais – Os pais não tinham condições financeiras e/ou moral para cuidar da criança.

7. Negligência nos cuidados - Verificou-se condições inadequadas na vida da criança e falta de cuidados por parte dos responsáveis.

8. Não Consta – Não há, no prontuário, nenhuma indicação sobre o motivo de internação da criança/adolescente na instituição.

c) Data Definitiva da Desinternação – Data da saída definitiva da criança da instituição. Escrever sempre no formato xx / xx / xxxx.

d) Motivo da Desinternação Definitiva – Motivo da desinternação definitiva (saída da instituição). - Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela F (em anexo) – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Maioridade – O interno atingiu a maioridade e teve que sair da Instituição.

2. Devolução à família Biológica - A criança/adolescente retornou à família de origem após o período na Instituição.

3. Devolução ao Responsável - A criança/adolescente saiu retornou aos cuidados da pessoa responsável por ela antes da internação.

4. Adoção – A criança/adolescente saiu da Instituição por ter sido adotada.

5. Colocação em outra família (substituta) – A criança/adolescente saiu da Instituição e foi colocada em família substituta (que não a sua de origem).

6. Fuga – A criança/adolescente saiu da Instituição sem autorização.

7. Falecimento - A criança/adolescente faleceu quando estava internada na instituição.

8. Não Consta – Não há, no prontuário, nenhuma indicação sobre a o motivo da desinternação definitiva.

e) Internação Inicial – Forma de encaminhamento da Criança à Instituição. - Campo codificado de 1 a 8, de acordo com a Tabela G (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Comissário – Funcionário do Juizado de Menores responsável pela busca e apreensão de crianças.

2. Direto – Entrada direta na instituição. Criança abandonada na própria entidade.

3. Polícia – Criança encaminhada pela polícia.

4. Funcionário Público – Funcionário de qualquer esfera da administração, órgão ou serviço que seja identificado como pertencente ao Serviço Público, exceto policiais e comissários de menores.

5. Particulares – Criança encaminhada por pessoa que não funcionários públicos.

6. SOS Criança/serviços congêneres – Quando há a identificação do órgão/serviço público específico para atendimento de crianças e famílias que encaminhou a criança.

7. Juizado – Criança encaminhada à instituição por ordem judicial. (Sentença de Abandono, Sentença de Internação).

8. Não consta – Não há, no prontuário, nenhuma indicação sobre a forma de encaminhamento da criança à instituição.

f) Transferências – Transferências da criança de uma instituição a outra. As transferências ocorriam por motivos diversos. Cada transferência possui um relatório. É necessário informar datas e nomes das entidades para as quais a criança foi transferida. Essas Informações podem ser obtidas nos Recibos de Menor.

Preencher conforme o exemplo, obedecendo às pontuações estabelecidas.

- Data sempre no formato xx/xx/xxxx

- Entidade – Nome Fantasia da Entidade (como ela é conhecida)

- Localidade – indicar sempre no formato (CIDADE / UF) entre parênteses.

Exemplo:

Data	Entidade [ Nome Fantasia (Cidade / UF) ]
12/03/1945	FEBEM (SÃO PAULO / SP)
23/09/1947	ASSOCIAÇÃO SANTA TEREZINHA (SÃO PAULO / SP)

g) Sentença de Abandono – Documento judicial que atesta a condição de abandono da criança e legitima a internação. Toda criança, com Sentença de Abandono, deve ter no prontuário uma Sentença de Internação. Caso o prontuário possua esse tipo de sentença, será necessário preencher o campo de data da mesma, sempre no formato xx / xx / xxxx.

h) Sentença de Internação - Documento judicial que determina a internação. Caso o prontuário possua esse tipo de sentença, será necessário preencher o campo de data da mesma, sempre no formato xx / xx / xxxx.

i) Castigos – Casos de agressão e/ou punição à criança na instituição. Somente quando o campo tenha sido marcado com um X, deverá ser preenchido o número de castigos aplicados no espaço ao lado.

j) Reincidência – Casos em que a criança possui uma Sentença de Desinternação ou documento equivalente e depois retorna à instituição, gerando uma nova Sentença ou Guia de Internação. - Campo codificado de 1 a 4, de acordo com a Tabela H (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Primária – O prontuário apresenta apenas uma Sentença ou Guia de Internação.

2. Reincidente – O prontuário apresentam duas sentenças ou guias de internação.

3. Multireincidente – O prontuário apresentam três sentenças ou guias de internação.

4. Plurireincidente - O prontuário apresenta quatro ou mais sentenças ou guias de internação.

k) Escolaridade Inicial e Final – Grau de escolaridade da criança na entrada e saída da instituição. Preencher esse dado de acordo com as Leis de Diretrizes e Bases da Educação Nacional de 1961, 1971 e 1996. - Campo codificado de 1 a 49, de acordo com a Tabela I (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

Graus, Níveis e Modalidades de Ensino

A fim de orientar o preenchimento deste campo (escolaridade), segue um esquema das LDBs que regeram (1961 e 1971) e rege (1996) o Ensino no Brasil nos períodos pertinentes aos dados dos prontuários. Os campos de 1 a 48 serão preenchidos de acordo com essas leis e o campo 49 será utilizado na condição descrita abaixo.

Lei Nº 4.024 de 20 de dezembro de 1961

Eram definidos graus e não níveis de ensino como a nomenclatura atual.

Grau Primário:

- Educação Pré-primária destinadas a menores de 7 anos (escolas maternais ou jardins da infância) (Art.23)

- Ensino Primário – mínimo de 4 séries anuais (Art.26). Podendo continuar por mais dois anos a fim de ampliar conhecimentos, iniciando o aluno em técnicas de artes aplicadas adequadas ao sexo e à idade.

Grau Médio: (Art.33)

- Ensino Secundário (Art.44)

· Ciclo Ginasial – quatro séries anuais

· Ciclo Colegial – mínimo de três séries

** Para quem concluiu a 6ªsérie primária era facultativo o ingresso na 2ª série mediante exame de disciplinas obrigatórias da 1ª série do ciclo ginasial. (Art.36)

- Ensino Técnico (Art.47) – divididos em ciclos – Ginasial (4 anos) e Colegial (3 anos) – (Art.49)

· Industrial

· Agrícola

· Comercial

** Pré-técnico (Art.49 §4º)

- Ensino Normal (art.52) – grau ginasial (Art.53) – 4 séries anuais

Grau Superior: (Art.66)

- Graduação (Art69)

- Pós-graduação

- Especialização, aperfeiçoamento e extensão

Lei Nº 5.692 de 11 de agosto de 1971

Também com a nomenclatura de Grau de ensino.

Ensino Pré-escolar

Ensino de 1º Grau (Ensino Primário) – 8 anos letivos (Art.18 / 19)

Ensino de 2º Grau (Ensino Médio) – 3 ou 4 anos

- Ensino Técnico Profissional – facultativo (Resolução Nº2, 27 de agosto de 1972)

Ensino de 3º Grau (Ensino Superior)

- Graduação

- Pós-graduação

Outros cursos (aperfeiçoamento / especialização)

Lei Nº 9394 de 20 de dezembro de 1996

Educação Básica

- Educação Infantil

- Ensino Fundamental: 8 anos

- Ensino Médio: 3 anos

Ensino Superior

- Graduação

- Pós-graduação

- Especialização, aperfeiçoamento.

49. Não Consta – Não há, no prontuário, nenhuma informação a respeito da escolaridade inicial e final da criança/adolescente na entrada e saída da instituição.

l) Quantidade de reprovações – Número de reprovações da criança no Sistema Escolar. Caso não tenham registros de reprovações no prontuário, deixar o campo em branco.

m) Evasões – Número de evasões (vezes em que a criança, por motivos diversos, tenha deixado de freqüentar a escola). Caso não tenham registros de evasões no prontuário, deixar o campo em branco.

n) Punições – Tipo de punições formais aplicadas à criança na Escola. - Campo codificado de 1 a 3, de acordo com a Tabela J (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Advertência – A instituição foi advertida do mau comportamento e/ou desempenho escolar do aluno.

2. Suspensão – O aluno foi suspenso (impedido de assistir às aulas) por alguns dias – geralmente por motivo de mau comportamento.

3. Expulsão – O aluno foi expulso da escola que freqüentava, não podendo mais assistir às aulas e participar das atividades desenvolvidas nesta. - geralmente por motivo de mau comportamento.

o) Profissionalização – Cursos oferecidos nas instituições com o objetivo de profissionalização dos internos. Estão divididos na ficha por tipo. Preencher o campo com a quantidade de cursos feitos na área. Caso não existam informações sobre cursos profissionalizantes, deixar os campos em branco.

· Artesanal – Cursos de natureza profissionalizante de caráter Artesanal, tais como: bordado, pintura,

· Comercial – Cursos de natureza profissionalizante de caráter Comercial, tais como: contabilidade,

· Técnico – Cursos de natureza profissionalizante de caráter Técnico, tais como: torneiro mecânico,

· Agrícola – Cursos de natureza profissionalizante de caráter Agrícola, tais como: plantio e cultivo da terra,

· Outros – Outro tipo de curso não contemplado nas opções anteriores.

p) Cursos dentro da Instituição – Cursos profissionalizantes oferecidos na própria instituição. Informar o número de casos desse tipo que aparecem no prontuário.

q) Cursos fora da Instituição – Cursos profissionalizantes oferecidos em outras instituições que não a que a pessoa estava internada. Informar o número de casos desse tipo que aparecem no prontuário.

r) Estágio – Como parte da formação profissional, os internos poderiam realizar estágios em instituições ou fora delas. Informar o tipo de estágio. - Campo codificado de 1 a 3, de acordo com a Tabela K (em anexo) – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Sim, remunerado – A criança/adolescente exerceu atividade de estágio e recebia um salário ou bolsa para realizá-la.

2. Sim, não remunerado – A criança/adolescente exerceu atividade de estágio, mas não recebia nenhum tipo de remuneração.

3. Não – A criança/adolescente não exerceu nenhum tipo de atividade de estágio, ou não consta a informação no prontuário.

s) Emprego – Alguns adolescentes trabalhavam, mesmo internados na Instituição. Informar se o adolescente trabalhou e a forma de empregabilidade. - Campo codificado de 1 a 3, de acordo com a Tabela L (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Sim, órgão público –A criança/ adolescente trabalhou em instituição pública.

2. Sim, órgão privado – A criança/adolescente trabalhou em empresa privada.

3. Não – A criança/adolescente não esteve empregado em nenhum tipo de trabalho ou a informação não consta no prontuário.

t) Forças Armadas – O adolescente foi encaminhado às Forças Armadas. Campo codificado de 1 a 3, de acordo com a Tabela M (em anexo). - É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

Aeronáutica
Exército
Marinha

Saúde – Dados com relação à Saúde da criança.

u) Internação – Casos de internação hospitalar ou em clínicas especializadas. Somente quando o campo for marcado com um X, torna-se obrigatório o preenchimento do número de vezes em que a criança passou por esse procedimento.

v) Incapacitação – Geralmente atestados por laudos técnicos de especialistas, identificando deficiências de diferentes tipos. - Campo codificado de 1 a 3, de acordo com a Tabela N (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Física – Quando o indivíduo possui limitações físicas e/ou motoras.

2. Mental – Quando o indivíduo possui limitações mentais.

3. Física e Mental – Quando o indivíduo possui limitações físicas e mentais.

w) Doenças – Doenças e os tipos de doenças que a criança teve. Marcar um X nos tipos de doença informados nos prontuários.

· Mental – loucura, demência,

· Hereditária – hipertensão, diabete, doenças conarianas, renais,

· Congênita – Síndromes em geral, Epilepsia,

· Infecto-contagiosa – sarampo, catapora, caxumba, doenças sexualmente transmissíveis, rubéola, etc.

· Contraídas – paralisia infantil, pneumonia, tuberculose,

Histórico Sócio-familiar

Dados da família ou responsáveis da criança. Preencher os campos exatamente como as informações constam no prontuário.

a) Configuração Sócio-Familiar – Forma com que a família da criança é constituída. - Campo codificado de 1 a 7, de acordo com a Tabela O (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Pai, mãe e filhos – Composição de família nuclear, um casal vivendo com os filhos.

2. Pai e filhos – Filhos morando somente com o pai.

3. Mãe e filhos – Filhos morando somente com a mãe.

4. Pai com novo cônjuge – Pai com um novo cônjuge que não a mãe da criança.

5. Mãe com novo cônjuge – Mãe com um novo cônjuge que não o pai da criança.

6. Filhos vivendo com outros familiares – Filhos vivendo com outro familiar que não os pais.

7. Não consta – Não há, em nenhuma parte do prontuário, informações a respeito da configuração sócio-familiar.

b) Tipo de Moradia – Condições (tipo) da moradia em que a criança ou a família reside. - Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela P (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Própria – Quando a moradia em que a família reside é de propriedade da própria família.

2. Alugada – Quando a moradia em que a família reside não é própria e sim utilizada em contrato de aluguel.

3. Cedida – Quando a moradia foi cedida por algum órgão governamental ou particular para utilização da família por um determinado tempo.

4. Coletiva – Quando moram no mesmo local mais de uma família.

5. Instituição – Quando a moradia da família é uma Instituição.

6. Rua – Quando a família não possui nenhuma imóvel como residência, e vive nas ruas.

7. Não consta – Não há, em nenhuma parte do prontuário, informações a respeito do tipo de moradia.

c) Sobre a Mãe, Pai ou Responsável – Nesses quadros serão registrados os dados referentes à mãe, ao pai ou responsável pela criança. – Preencher exatamente como constam as informações nos prontuários. A tabela com os dados do responsável só deverá ser preenchida quando o mesmo não for o pai ou a mãe da criança.

d) País – País de Nascimento da(o) mãe/pai/responsável – Preencher exatamente como consta a informação no prontuário, sempre em letras maiúsculas. Caso não apareça a informação no prontuário, deixar campo em branco.

e) UF – Unidade Federal - Estado de Nascimento da(o) mãe/pai/responsável da criança – Preencher exatamente como consta a informação no prontuário, sempre em letras maiúsculas, utilizando siglas. Em caso de estrangeiros, deixar campo em branco.

f) Cidade de Nascimento – Cidade de Nascimento da(o) mãe/pai/responsável da criança – Preencher exatamente como consta a informação no prontuário, sempre em letras maiúsculas.. Caso não apareça a informação no prontuário, deixar campo em branco.

g) Faixa Etária – Faixa de idade da(o) mãe/pai/responsável da criança. - Campo codificado de 1 a 5, de acordo com a Tabela Q (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. De 0 a 12 anos – Quando a pessoa a que se refere tiver idade entre 0 a 12 anos.

2. De 13 a 18 anos - Quando a pessoa a que se refere tiver idade entre 13 a 18 anos.

3. De 19 a 21 anos - Quando a pessoa a que se refere tiver idade entre 19 a 21 anos.

4. De 22 a 39 anos - Quando a pessoa a que se refere tiver idade entre 22 a 39 anos.

5. Acima de 40 anos - Quando a pessoa a que se refere tiver idade acima dos 40 anos.

6. Não consta - Não há, em nenhuma parte do prontuário, informações a respeito da Faixa Etária da pessoa a quem se refere.

h) Sexo – Sexo do responsável pela criança. Campo codificado de 1 a 2 de acordo com a Tabela B (em anexo).

i) Situação Conjugal – Situação Conjugal da(o) mãe/pai/responsável da criança. - Campo codificado de 1 a 9, de acordo com a Tabela R (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Casado(a) com genitor – Quando a pessoa a que se refere é casada com um dos genitores da criança (pai ou mãe).

2. Casado(a) com outro(a) – Quando a pessoa a que se refere é casada, mas uma outra pessoa (que não o pai ou a mãe da criança).

3. Solteiro(a) – Quando a pessoa a que se refere não é casada.

4. Viúvo(a) – Quando a pessoa a que se refere é viúva, ou seja, seu cônjuge é falecido.

5. Amasiado(a) – Quando a pessoa a que se refere não é casada legalmente, mas mora com uma outra pessoa.

6. Desquitado(a) – Quando a pessoa a que se refere já foi casada, mas separou-se legalmente por meio do Desquite.

7. Divorciado(a) - Quando a pessoa a que se refere já foi casada, mas separou-se legalmente por meio do Divórcio.

8. Separado(a) – Quando a pessoa a que se refere já foi casada, mas não vive mais com seu cônjuge. Não fez a separação legal necessariamente.

9. Não consta – Quando não consta, em nenhuma parte do prontuário, esta informação.

j) Cor - Cor da(o) mãe/pai/responsável da criança. – Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela A (em anexo), seguir as mesmas regras do Campo “Cor da Criança” no preenchimento desta variável.

k) Escolaridade – Séries cursadas pela(o) mãe/pai/responsável da criança . O preenchimento desde campo deve obedecer às mesmas regras dos campos “Escolaridade Inicial e Final” da Criança, seguindo a Tabela I (em anexo).

l) Trabalho / Ocupação –Trabalho ou ocupação da(o) mãe/pai/responsável da criança. - Campo codificado de 1 a 8, de acordo com a Tabela S (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Emprego formal (setor privado) – Quando possui vínculo empregatício devidamente formalizado com empresa privada por meio de registro em carteira.

2. Emprego formal (setor público) – Funcionário público admitido mediante concurso público.

3. Autônomo(a) – profissionais liberais que exercem funções devidamente registradas

4. Desempregado – Não possui emprego e/ou uma ocupação formal nem informal.

5. Doméstico(a) – Exerce funções domésticas e de cuidados com o lar em casa de terceiros, inclusive babás, cozinheiras, jardineiro, caseiro, etc.

6. Do lar - Exerce funções domésticas e de cuidados com o lar e com a família em sua própria casa.

7. Informal – A pessoa possui uma fonte de renda ou ocupação, mas não tem vínculos empregatícios formalizados (CLT, registro de autônomo, por exemplo).

8. Não consta – Quando não consta, em nenhuma parte do prontuário, esta informação.

m) Particularidades – Particularidades da(o) mãe/pai/responsável da criança. – Campo codificado de 1 a 6, de acordo com a Tabela T (em anexo). – É necessário verificar a informação no prontuário e procurar o código do sistema na tabela.

1. Paradeiro desconhecido – Quando a informação do prontuário consta que o paradeiro é desconhecido.

2. Falecido(a)

3. Detento(a)/Preso(a) – Cumpre pena de privação de liberdade por crime(s) ou infração cometido(s).

4. Portador(a) de comprometimento de saúde mental – Epilepsia, loucura, demência, etc.

5. Dependente químico- álcool – dependente de bebidas alcoólicas

6. Dependente químico – entorpecentes – dependente de entorpecentes (drogas)

Relatórios

Relatórios sobre a criança contidos nos prontuários ou informações de Relatórios de Transferência. Caso existam relatórios, marcar um X no tipo. – Resumir os dados dos mesmos no devido campo da Ficha Remissiva. – Dados importantes ou que se ressaltam na leitura de todo o documento também podem ser registrados nesse espaço.

· Social – preferencialmente estudo social elaborado por Assistente Social, que pode ser do Juizado de Menores, da Febem ou de entidades.

· Psicológico - preferencialmente estudo, relatório ou laudo elaborado por Psicólogo, que pode ser do Juizado de Menores, da Febem ou de entidades.

· Psiquiátrico - preferencialmente estudo, relatório ou laudo elaborado por médico psiquiatra, que pode ser do Juizado de Menores, da Febem ou de entidades.

· Médico - preferencialmente estudo, relatório ou laudo elaborado por profissional de Saúde, que pode ser do serviço público de Saúde, do Juizado de Menores, da Febem ou de entidades.

· Pedagógico - preferencialmente estudo, relatório ou laudo elaborado por professores ou pela escola.

Capítulo 3 – Orientações ao Digitador

Recomendações ao Digitador

- Sempre que for iniciar a digitação de um Novo Prontuário, clicar em na Barra de Menu do Rodapé da Tela e verificar se a tela está totalmente em branco para iniciar a digitação.

- Salvar os dados digitados SEMPRE a fim de não perdemos trabalhos por qualquer motivo.

- Nunca encerre o sistema sem antes Salvar os Dados.

- Digite apenas e exatamente o que consta na Ficha Remissiva, respeitando inclusive a utilização de letras maiúsculas (Pode-se utilizar o recurso do teclado “Caps Lock”).

- Quando estiver em dúvida sobre os botões das barras de comando do sistema, passar o mouse sobre eles e verificar na ajuda (quadro em amarelo) sua funcionalidade.

- Nos campos que possuem barra de rolagem, pode-se utilizar o recurso de escrever a primeira letra da sua opção e selecionar a correspondente através do mouse ou utilizando o teclado seta ↓ ou ↑ e <ENTER>(dados técnicos, País, UF, Cidade, Entidade).

- Para passar de um campo para o próximo, pode-se utilizar a tecla TAB, mas é importante estar atento se o campo no qual está trabalhando, corresponde ao desejado.

- Consulte o supervisor em caso de dúvidas.

Barras de Comandos

Barra de Menu

Nesta barra, só estarão habilitados os seguintes campos para o digitador:

Cadastrar Novo(a) – Utilizado sempre que for necessário cadastrar novos dados nos campos: País, Cidade, UF, Entidade, bem como novos Técnicos e Operadores do Sistema, o digitador ou o administrador deverá clicar neste comando e procurar o campo que deverá ser acrescentado, seguindo a estrutura dos formulários. (ver mais em Cadastrar Novo País, Cadastrar Nova UF, Cadastrar Nova Cidade e Cadastrar Nova Entidade)

Outra Interface – Utilizado sempre que for necessário verificar dados digitados em uma outra Interface (Tipo de Tela) – do Supervisor / Digitador.

Ajuda – Para facilitar o trabalho do digitador e dos pesquisadores do sistema, este manual operacional foi esquematizado e colocado no campo ajuda para consulta sempre que necessário.

Barra de Menu para Visualização de Outros Prontuários

É possível a visualização de todos os prontuários cadastrados no sistema pelo digitador. Para isso deverá utilizar a barra à cima com seus respectivos comandos.

Para verificar se o prontuário pesquisado foi encontrado e corresponde ao que está sendo visualizado na Tela, basta verificar no lado esquerdo da barra, o número do registro no sistema e/ou nome da criança.

Barra de Menu no Rodapé da Tela

Refere-se sempre aos dados do prontuário que aparece na tela. É importante lembrar que é preciso salvar cada um dos prontuários, a fim de se evitar problemas.

Da digitação dos Dados no Sistema

Iniciando a digitação de um prontuário (Ficha Remissiva)

Para iniciar a digitação das Fichas Remissivas, seguir os seguintes passos:

Entrar no sistema utilizando login e senha;
Verificar se o teclado está na opção “Caps Lock”;
Clicar em , na Barra de Menu no Rodapé da Interface do Digitador;
Verificar se a tela está com todos os campos vazios;
Iniciar a digitação;
Clicar em SEMPRE.
Após clicar em “Salvar”, o sistema gera um número para o prontuário que deverá ser copiado no devido campo da Ficha Remissiva.

Para iniciar a digitação de uma nova Ficha Remissiva, seguir os passos de 3 a 6.

Digitação

Tab Frente

Dados Civis

– Digitar sempre como consta na Ficha Remissiva, obedecendo inclusive a utilização de letras maiúsculas.

Nº do prontuário no Sistema

Ao clicar em , e depois em , o sistema gerará um número para o prontuário. Este número deverá ser escrito na Ficha Remissiva para posteriores checagem dos Dados e arquivamento das Fichas.

– País: É necessário o cadastro do nome do país quando ele não aparecer como opção de escolha na barra de rolagem. (ver instruções no item “Cadastros de Novos Dados”)

– UF: É necessário o cadastro da sigla da UF quando ela não aparecer como opção de escolha na Barra de rolagem (ver item “Cadastros de Novos Dados”). Em casos de estrangeiros, a UF deverá permanecer em branco, de acordo com a Ficha Remissiva.

– Cidade: É necessário o cadastro do nome da cidade quando ela não aparecer como opção de escolha na Barra de rolagem. (ver item “Cadastros de Novos Dados”)

Dados Técnicos

- Preencher de acordo com a Ficha Remissiva, respeitando inclusive o uso de letras maiúsculas.

Data da Digitação – O Sistema preenche este campo automaticamente, basta ao digitador, escrever a Data na Ficha Remissiva para posterior checagem dos dados digitados.

Nome do digitador – Nome da pessoa responsável pela digitação da Ficha Remissiva no Sistema. Não estará preenchido, portanto, cabe ao digitador escrever seu nome na Ficha bem como selecioná-lo na tela do Banco de Dados.

Nome do Supervisor – Nome da pessoa responsável pela verificação dos dados digitados e validação dos mesmos. Não estará preenchido e o digitador mantém o campo em branco.

Histórico de Internação

- Digitar sempre como consta na Ficha Remissiva, obedecendo inclusive a utilização de letras maiúsculas.

Transferências

No Campo Transferências é possível incluir quantos dados forem necessários de acordo com a Ficha Remissiva. Para isso, basta utilizar os comandos da Barra a cima.

Cadastrar Novo – Para acrescentar um novo item com Data e nome da Entidade

Excluir – É o único campo que o Banco permite a exclusão de algum dado. É permitido excluir somente o dado da transferência selecionado

Modificar – Para corrigir dados de uma transferência.

Salvar – Para validar os dados incluídos no campo.

Cancelar Modificações – Para cancelar as alterações feitas.

Lembre de salvar os dados do Campo Transferências na barra de menu referente a ele. Salve SEMPRE.

No campo Entidade, aparecerão para o digitador as opções de escolha na barra de rolagem. Caso a Entidade a ser informada na Transferência não aparecer como opção, o digitador deverá efetuar o cadastro desta entidade no sistema, seguindo às orientações indicadas no item “Cadastrar Novos Dados”.

Sentença de Abandono e Sentença de Internação

Quando marcados estes campos gerarão espaço para o preenchimento de datas. Essas datas devem ser preenchidas de acordo com a Ficha Remissiva.

Castigos e Internações

Quando marcados estes campos gerarão um espaço para o preenchimento da quantidade de ocorrências. Essa quantidade de ocorrências de castigos e/ou internações deverá ser preenchida de acordo com a Ficha Remissiva.

Tab Verso

Histórico Sócio-familiar

- Digitar sempre como consta na Ficha Remissiva, obedecendo inclusive a utilização de letras maiúsculas.

- Para a digitação dos dados de país, UF e cidade de nascimento da mãe, do pai e do responsável, deverão ser obedecidas as mesmas regras para o cadastro destes dados referentes à criança.

Relatórios

- Digitar sempre como consta na Ficha Remissiva, obedecendo inclusive a pontuação e utilização de maiúsculas.

Cadastro de Novos Dados

Cadastrar País

No banco de dados, o país que não estiver cadastrado (não aparece nas opções da barra de rolagem) necessitará de cadastro para ser acrescentado às informações da Criança, Mãe, Pai ou responsável, seguindo os seguintes passos:

1. Clicar em “Cadastrar Novo”, na Barra de Menu no topo da interface;

2. Escolher a opção “País”;

3. Digitar o nome do país a ser cadastrado, exatamente como consta na Ficha Remissiva.

Clicar em ;

Clicar em para retornar à digitação da Ficha.

Para Cadastrar mais de um País por vez, clicar em e verificar se o campo para digitação do Nome do país está em branco e seguir os passos 3 a 5.

Cadastrar UF

No banco de dados, a Unidade Federativa que não estiver cadastrada (não aparece nas opções da barra de rolagem) necessitará de cadastro para ser acrescentada às informações da Criança, Mãe, Pai ou responsável, seguindo os seguintes passos:

Verificar se o país ao qual a UF pertence está cadastrado;
Se não estiver cadastrado, efetuar o cadastro, seguindo os passos anteriores citados em “Cadastrar País”;
Clicar em “Cadastrar Novo”;
Escolher a opção “UF”;
Selecionar o país ao qual a UF pertence;
Digitar a UF de acordo com a Ficha Remissiva;
Clicar em ;
Clicar em para retornar à digitação da Ficha.

Se a informação da UF estiver em branco na Ficha Remissiva, não há necessidade de efetuar os passos a cima.

Caso seja preciso cadastrar mais de uma UF de uma só vez, após o passo 7, clicar em e seguir os passos de 5 a 8 novamente.

Cadastrar Cidade

No banco de dados, a Cidade que não estiver cadastrada (não aparece nas opções da barra de rolagem) necessitará de cadastro para ser acrescentada às informações da Criança, Mãe, Pai ou responsável, seguindo os seguintes passos:

Verificar se o País e a UF dessa cidade já foram cadastrados;
Se não estiverem cadastrados, efetuar o cadastro, seguindo os passos anteriores citados em “Cadastrar País e Cadastrar UF”; (lembrando que a UF pode estar em Branco – preencher sempre de acordo com a Ficha Remissiva);
Clicar em “Cadastrar Novo”;
Escolher a opção “Cidade”
Selecionar o país e a UF ao qual a Cidade pertence;
Digitar o nome da Cidade de acordo com a Ficha Remissiva;
Clicar em ;
Clicar em para retornar à digitação da Ficha.

Caso seja preciso cadastrar mais de uma cidade de uma só vez, após o passo 7, clicar em e seguir os passos de 5 a 8 novamente.

Cadastrar Entidade

No Banco de Dados, a Entidade que não estiver cadastrada (não aparece nas opções da barra de rolagem) necessitará de cadastro para ser acrescentada às informações da Transferência, seguindo os seguintes passos:

Clicar em “Cadastrar Novo”;
Escolher a opção “Entidade”;
Preencher o formulário da Entidade;

· Caso o digitador não tenha todas as informações, consultar o supervisor. A informação mais importante é o nome Fantasia da Entidade, portanto poderá ser indicado somente este dado para a continuidade da digitação da Ficha.

· No Campo Nome Fantasia deverá constar exatamente como foi preenchido na Ficha Remissiva, obedecendo a pontuação empregada. [Nome Fantasia – Unidade (Cidade / UF)]

Clicar em ;
Clicar em para retornar à digitação da Ficha.

Caso seja preciso cadastrar mais de uma Entidade de uma só vez, após o passo 7, clicar em e seguir os passos de 3 a 5 novamente.

Capítulo IV – Orientações ao Supervisor

Recomendações ao Supervisor

- Cabe ao supervisor a conferência e validação dos dados a serem digitados no sistema.

- Após digitação, o supervisor deverá fazer a comparação entre os dados da Ficha Remissiva, os dados que foram digitados e os dados dos prontuários. Se for preciso fazer alterações (correções), poderão ser utilizadas as interfaces do digitador e do próprio supervisor, conforme orientações detalhadas abaixo.

- Sempre que checar os dados de uma Ficha no Sistema, selecionar seu nome no devido campo da Interface do Supervisor ou do Digitador.

- Cabe também ao supervisor incluir o arquivo de imagem (foto) quando houver.

- É função do supervisor efetuar o cadastro de novos usuários do sistema (digitadores, transcritores e pesquisadores), mas quem o seu cadastro será feito somente pelo administrador.

- Em caso de dúvida, consultar o administrador do sistema.

Corrigindo dados da Ficha Remissiva

Ao constatar erros no preenchimento da Ficha Remissiva, o supervisor deve proceder da seguinte forma:

Checar os dados do prontuário e verificar se estão de acordo com as convenções adotadas para o preenchimento da Ficha no Capítulo 2 – Orientações ao transcritor;
Para fazer correção, marcar a alteração na própria ficha;
Mostrar correção e discutir a alteração com o transcritor responsável pela ficha;
Fazer a Correção dos dados alterados no sistema do Banco de Dados.

Corrigindo dados digitados

Para corrigir dados digitados, seguir os seguintes passos:

Verificar os dados digitados com os dados da Ficha Remissiva;
Para efetuar correções, o supervisor pode utilizar a Interface do digitador ou a do Supervisor.
Verificar se o número de registro do prontuário no sistema que aparece no topo da tela corresponde à Ficha que se pretende alterar;
Verificar nome da Criança que também aparece no topo da tela;
Caso a Ficha da tela não seja a mesma que se pretende alterar, pode-se utilizar o recurso descrito no item “Barra de Menu para localização de prontuários” das Orientações ao digitador;
Alterar os itens desejados;
Clicar em na barra no rodapé da tela.

Incluir Foto no Registro de um prontuário

1. Clicar em na barra no rodapé da tela;

2. Aparecerá um botão: no canto inferior da ABA “Qualificação Civil”;

3. Procurar nome do arquivo Foto indicado na Ficha Remissiva;

4. Clicar duas vezes no nome do arquivo;

5. Clicar em na barra no rodapé da tela.

Substituir Foto do Registro de um prontuário

Procedimento utilizado quando se verifica falha na inclusão de foto ou inclusão de arquivo errado – operação de correção da anterior descrita.

Retomar os procedimentos de 1 a 5 do item anterior.

Cuidado! A foto antiga é excluída do Banco. Se desejar incluir mais de uma foto, é necessário colocar todas as imagens em um único arquivo, através de qualquer editor gráfico.